步骤1领会电子邮件传达给你的信息
不管在什么时候看什么内容,要在最短的时间内领会如下元素:
1. 发件人是直接还是间接发给你的;
2. 发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿;
3. 邮件内容主旨是否清晰;
4. 信息跟你是否相关。
值得一提的是,要注意邮件内容是不是要求你做多件事情,判断这封邮件是否值得你花费时间来明确对方想要表达的主题。若有以下的内容,则此类邮件无需理会,比如说:
1. 发件人所要表达的信息内容模棱两可、模糊不清,没一句话在主题上。邮件内容用词虚浮,让人混淆,不明其意;
2. 邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突;
3. 来历不明的抄送信息;
4. 有一些信息已经被重复发送过很多次,还继续被发送到你这里;已经解决过的问题,再次发邮件询问。
遇到以上这几种情况,都应该将处理邮件的时间压缩到最少,因为这些目的不明的邮件会让你浪费大量的时间。